Arbeitszeit

Arbeitszeiterfassung mit Excel

In vielen Unternehmen, in denen das Prinzip der Vertrauensarbeitszeit gilt, sind die Mitarbeiter verpflichtet, die geleisteten Arbeitsstunden zu dokumentieren. Die Erstellung einer entsprechenden Übersicht liegt jedoch auch im Interesse der Angestellten, da so der Überblick über den verbleibenden Urlaubsanspruch sowie die geleisteten Überstunden leichter fällt. Nachfolgend möchte ich ein selbsterstelltes Excel-Tool vorstellen, mit dem die geleisteten Arbeitszeiten komfortabel erfasst und ausgewertet werden können. Wie immer gibt es am Ende des Artikels einen Link zum kostenlosen Download der Excel-Datei.

Zunächst sei gesagt, dass die Datei in insgesamt 14 Tabellenblätter unterteilt ist. In dem Blatt „Start“ müssen zunächst einige grundlegende Einstellungen (Jahr, Soll-Arbeitsstunden, Urlaubsanspruch, Feiertage usw.) vorgenommen werden. Die bundeseinheitlichen Feiertage sind bereits vorgegeben und können durch die individuellen Feiertage der Länder ergänzt werden. In den zwölf Tabellenblättern für die Kalendermonate werden die Arbeitsstunden, Urlaubs- und Krankentage erfasst. Hierauf gehe ich im nachfolgenden Absatz im Detail ein. Zu guter Letzt gibt es ein weiteres Tabellenblatt in dem eine kleine statistische Auswertung des Kalenderjahres erfolgt.

Abbildung 1: Ausschnitt aus der Arbeitszeiterfassung für den Monat Oktober. Rot: Tag der Screenshot-Aufnahme.

In der Abbildung 1 ist das Eingabeblatt für den Monat Oktober auszugsweise dargestellt. Jede Zeile steht für einen Tag. Nicht-Arbeitstage (je nach Einstellung z.B. Samstag / Sonntag sowie Feiertage) sind ausgegraut. Eine Eingabe für diese Tage ist dennoch möglich, beispielsweise bei Feiertagsarbeit. In der Spalte „abw.“ können Buchstaben für die Abwesenheit eingetragen werden (U = Urlaub, K = Krankheit, S = sonstige Abwesenheit). Wird einer dieser Buchstaben eingetragen wird die Soll-Arbeitszeit für diesen Tag gelöscht und der Tag geht in die statistische Auswertung im letzten Tabellenblatt ein. In den Spalten „Uhrzeit Start“ und „Uhrzeit Ende“ können Beginn und Ende der Arbeitszeit festgehalten werden und das Programm berechnet unter Berücksichtigung der Pausenzeit die geleistete Mehrarbeit. Zusätzlich gibt es eine Spalte für Bemerkungen.

2 Gedanken zu „Arbeitszeiterfassung mit Excel

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